Elektronische Kommunikation

Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Kaiserslautern erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation (siehe Ziffer 3) ersetzt werden. Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Stadtverwaltung Kaiserslautern davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Stadtverwaltung Kaiserslautern an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
 
Bitte senden Sie der Stadtverwaltung Kaiserslautern keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Stadtverwaltung Kaiserslautern nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

Auf den unter Ziffer 2 und 3 beschriebenen Kommunikationswegen können Sie auch die auf der Homepage der Stadtverwaltung Kaiserslautern veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen, nach entsprechender Bearbeitung an die Stadtverwaltung Kaiserslautern übersenden. Darüber hinaus nimmt die Stadtverwaltung Kaiserslautern ausschließlich Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die unter Ziffer 6 aufgelistet sind. E-Mails dürfen eine Dateigröße von 25 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Stadtverwaltung Kaiserslautern keine weitere Mitteilung.

Für eine rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation steht Ihnen folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:

stv-kaiserslautern@poststelle.rlp.de

Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse. Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Stadtverwaltung Kaiserslautern, von deren Referaten und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Kaiserslautern dar. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Stadtverwaltung Kaiserslautern stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.
 
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Stadtverwaltung Kaiserslautern erreicht, können Sie sich - wie unter Ziffer 4 beschrieben - als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Stadtverwaltung Kaiserslautern anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.

Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Stadtverwaltung Kaiserslautern übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z.B. bei der Erhebung eines Widerspruchs. Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden.
 

Was bedeutet 'formgebundene elektronische Kommunikation'?

• Erforderlich, wenn ein Dokument gesetzlich schriftlich eingereicht werden muss.

• Beispiel: Ein Widerspruch, der laut Gesetz unterschrieben sein muss.

• Eine einfache E-Mail reicht in diesem Fall nicht aus.

Wie ersetzt man die Unterschrift digital?

• Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.

• Diese ist rechtlich gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift.

Wohin mit dem signierten Dokument?

• E-Mail-Versand an: stv-kaiserslautern@poststelle.rlp.de

• Oder sicherer: Versand über die Virtuelle Poststelle (VPS)

Widerspruch per E-Mail – Schritt-für-Schritt:

Variante A: Per E-Mail mit qualifizierter Signatur*

• 1. Widerspruch schreiben (z. B. als PDF)

• 2. Mit qualifizierter elektronischer Signatur* unterschreiben

• 3. Signiertes Dokument an E-Mail anhängen

• 4. E-Mail senden an: stv-kaiserslautern@poststelle.rlp.de

Variante B: Über die VPS

• 1. Bei der Virtuellen Poststelle (VPS) registrieren

• 2. Widerspruch schreiben und qualifiziert elektronisch signieren

• 3. In der VPS anmelden

• 4. Signiertes Dokument über die VPS an die Stadt senden

Hinweis:

• Ohne qualifizierte Signatur ist der Widerspruch nicht rechtswirksam, wenn Schriftform verlangt wird.

Ein einfach eingescanntes unterschriebenes PDF reicht in diesem Fall nicht aus.

* Wie erhält man eine qualifizierte elektronische Signatur?

Eine qualifizierte elektronische Signatur (qeS) ist eine besonders sichere digitale Unterschrift, die laut EU-Recht (eIDAS-Verordnung) einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.

Um eine qualifizierte elektronische Signatur nutzen zu können, benötigen Sie:

• Eine Signaturkarte von einem vertrauenswürdigen Anbieter (z. B. D-Trust, Bundesdruckerei, Telesec, A-Trust).

• Einen Kartenleser (z. B. ein USB-Kartenlesegerät).

• Eine Signatursoftware, zum Beispiel:

• Sign Live! CC

• AusweisApp2 (in Verbindung mit dem Personalausweis mit eID-Funktion)

• D-Trust Signatursoftware

• Alternativ können Sie eine Cloud-Signatur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen (z. B. über Anbieter wie D-Trust oder A-Trust).

Die Signatur wird direkt im PDF eingebettet oder als separate Signaturdatei im Format .p7s erstellt.

Das signierte Dokument kann anschließend per E-Mail versendet werden.

Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Stadtverwaltung Kaiserslautern als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist.

Was ist die VPS?

• Ein sicherer digitaler Briefkasten für die Kommunikation mit Behörden in Rheinland-Pfalz – z. B. der Stadtverwaltung Kaiserslautern.

Vorteile einer Registrierung:

• Technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) nach dem Versenden von Nachrichten.

• Sichere Datenübertragung (geschützt gegen fremde Einsichtnahme).

• Nutzung für formgebundene und formfreie Nachrichten an viele Behörden in RLP.

So funktioniert die Registrierung:

1. Gehen Sie auf https://www.rlp-service.de

2. Klicken Sie im Menü auf „Registrieren rlp-Service“

3. Geben Sie Ihre Adressdaten ein

4. Sie erhalten einen Aktivierungslink per E-Mail

5. Nach dem Klick auf den Link ist Ihr Zugang freigeschaltet

Wichtig zu wissen:

• Sie stimmen zu, dass Behörden Ihnen Nachrichten in Ihre VPS senden dürfen.

• Zum Lesen der Nachrichten müssen Sie sich in der VPS einloggen.

Mehr Infos und Nutzungsbedingungen:

https://www.rlp-service.de

Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Kaiserslautern, so steht Ihnen die Abteilung Information und Kommunikation (IuK) der Stadtverwaltung Kaiserslautern per E-Mail

iuk@kaiserslautern.de

zur Verfügung.

Die Stadtverwaltung Kaiserslautern übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Stadtverwaltung Kaiserslautern sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.