Kaiserslautern Vorreiter in der elektronischen Datenverwaltung

Deutlich geringere Wartezeiten in der Ausländerbehörde der Stadt

Das Maßnahmenpaket zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands und der Wartezeiten in der Ausländerbehörde der Stadt Kaiserslautern trägt Früchte. Zusammen mit Vertretern der Ausländerbehörde sowie Professor Karl-Heinz-Küfer und Dr. Michael Schröder vom Fraunhofer-Institut für Techno- und Wirtschaftsmathematik ITWM zog die Bürgermeisterin der Stadt, Frau Dr. Susanne Wimmer-Leonhardt, nun Bilanz: „Wir konnten die Wartezeiten in der Ausländerbehörde deutlich reduzieren“, so das Fazit der Bürgermeisterin.

 

Zwei Jahre ist es her, dass die Ausländerbehörde der Stadt Kaiserslautern öffentlich wegen zu langer Wartezeiten in die Kritik geriet. In Folge der bundesweiten Einführung des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT) im September 2011 hatte sich die Bearbeitungszeit für eine Aufenthaltserlaubnis verdreifacht.

 

Als Universitätsstadt und Standort der amerikanischen Streitkräfte ist Kaiserslautern mit einer besonders hohen Zahl von Anträgen seitens ausländischer Mitbürger konfrontiert. „Die Ausländerbehörde ist aktuell für rund 11 000 Ausländer aus 140 Staaten zuständig“, so Wimmer-Leonhardt. Davon seien allein 40 Prozent dem Umfeld der Universität und der Hochschule zuzuordnen. „Besonders die hohe Fluktuation unter den Studenten sorgt für einen großen Verwaltungsaufwand.“

 

Um die vielen Anfragen von ausländischen Studenten zu bedienen, betreibt die Stadt eine Außenstelle der Ausländerbehörde auf dem Campus der Technischen Universität. „Das Problem, das dadurch lange Zeit bestand, war der permanente Transport von Dokumenten von einem Ort zum anderen“, erklärt der Leiter der Ausländerbehörde, Hermann Wohlgemuth. Die Lösung: Die Umwandlung des klassischen Aktenordners in eine elektronische Akte, die sogenannte eAkte. „Seit September 2013 können die Mitarbeiter nun bereits sämtliche Schriftstücke in Dateiform speichern und via Internet synchron darauf zugreifen – „sowohl von der Ausländerbehörde im Rathaus als auch auf dem Campus“, so Wimmer-Leonhardt. „Zudem sparen wir Platz“, ergänzt Wohlgemuth.

 

Eine Maßnahme, die sich gezielt gegen die ausufernden Wartezeiten richtete, war im vergangenen Jahr die Einrichtung eines sogenannten „Front Office“. „Dort bearbeiten drei Mitarbeiter nun ausschließlich kleinere Anträge“, erläutert Wohlgemuth. Der Vorteil: Wer etwa lediglich ein Formular abgeben möchte, kann das dort unkompliziert und ohne große Wartezeit erledigen.

 

Um den Wartezeiten Herr zu werden, holte sich die Stadt zudem wissenschaftliche Hilfe ins Boot. Zusammen mit Experten des Fraunhofer-Instituts für Techno- und Wirtschaftsmathematik ITWM in Kaiserslautern wurde ein elektronischer Kalender entwickelt, mit dessen Hilfe Nutzer seit Anfang des Jahres nun auch online Termine vereinbaren können. Allein dadurch konnte ein großer Teil der Behördengänge komplett eliminiert werden: „Viele kamen früher nur, um einen Termin zu vereinbaren“, so Wimmer-Leonhardt. Ein speziell auf die komplexen Anforderungen einer Ausländerbehörde zugeschnittener elektronischer Kalender sei in dieser Form in Deutschland einzigartig, loben die Verantwortlichen.

 

Zur Erinnerung

Zum Thema „Warten in der Ausländerbehörde“ findet am Mittwoch, den 24. September, um 18 Uhr im Rahmen der Reihe „Bürger schafft Wissen“ ein Vortrag in der Fruchthalle statt. Dort werden Vertreter der Stadtverwaltung sowie des Fraunhofer-Instituts ITWM in launigem Rahmen den Besuchern einen Einblick in die Mathematik des Wartens verschaffen und schlagen dabei den Bogen von der Schlange am Kalten Buffet hin zum Warten auf Behörden. Der Eintritt ist kostenlos.

Autor/in: Matthias Thomas - Pressestelle

Kaiserslautern, 22.09.2014